A workflow a vállalati munkafolyamatok szabályozásának és automatizálásának eszköze a DataMagic ERP-ben. Cégspecifikus beállításokkal egységesíti és irányítja a feladatokat, biztosítva, hogy minden érintett a szerepkörének megfelelő adatokat, dokumentumokat és teendőket kapja meg, és azokat a megfelelő irányba továbbíthassa.

A modul kezeli a rendszeren belüli munkafolyamatokat, automatizált feladatkiosztást és a folyamatszabályozási pontok beépítését teszi lehetővé.

Segítségével transzparenssé, nyomon követhetővé és riportálhatóvá válnak a folyamatok. Lehetőség van jóváhagyási lépéseket meghatározni, ezzel csökkentve a hibák és az esetleges visszaélések lehetőségét, a tiszta felelősségi körök pedig egyértelmű működést tesznek lehetővé. 

A rendszeresen visszatérő üzleti folyamatokra érdemes workflowkat létrehozni, ezáltal nagy mértékben csökkenthető a manuális adatrögzítés. Összetettebb folyamatokba pedig több folyamatszabályozási pontot is elhelyezhetünk, hogy biztosan megakadályozzuk az eszkalációt. 

Megfelelően felépített workflow esetén az eddig rendszeren kívül működő folyamatok ERP-be terelése (például eddig emailezéssel megoldott feladatáramlás) is megoldódik, valamint számos automatizáció valósul meg. Workflow az ERP-ben kezelt számos objektumon (bizonylatok, dokumentumok, partnerek, termékek, stb) futtatható, az egyes workflow-k futtatása automatizáltan, illetve manuálisan is lehetséges. Egy workflow az életútja során egy gráf által vizualizált folyamaton megy végig, amelynek csúcsai az egyes döntési pontokat, illetve műveleteket, élei pedig az ezek közötti kapcsolatokat reprezentálják. 

A DataMagic ERP technológiájának köszönhetően a workflow által kiosztott feladatok mobileszközökről is teljeskörűen kezelhetők.

A workflow modul fő elemei és funkciói

Felhasználók és jogosultságok
Szerepkörök alapján szabályozható, ki mely lépést láthat, végezhet el. Biztosítja, hogy csak az arra jogosult személyek hagyjanak jóvá, utasítsanak el vagy módosítsanak.

Gazdasági esemény
A workflow a gazdasági eseményekhez (bizonylatokhoz) kapcsolódik, azokat indíthatja vagy azokhoz kapcsolódóan lépéseket rendelhet.

Jóváhagyás
Egy vagy több döntési pont, ahol felelősök fogadják el a folyamat következő lépését (például beszerzési rendelés jóváhagyása).

Elutasítás
Elutasítás esetén a folyamat visszaküldhető korábbi lépésre, vagy lezárható megfelelő státusszal.

Helyettesítés
Távollét vagy erőforráskiesés esetén kijelölt helyettesek végezhetik el a rájuk delegált jóváhagyási és feladatlépéseket.

Feladat
Konkrét teendők kiosztása felhasználóknak; a feladat elvégzése a folyamat továbblépésének feltétele lehet.

E-mail küldés
Automatikus értesítések és tájékoztatók küldése a folyamat állapotáról, teendőkről és hatásokról.

Státuszállítás
A rendszerbeli státuszok automatikus váltása a lépések teljesülésekor (például „Tervezet” → „Jóváhagyva”).

Értékállítás
Mezők, adatok automatikus beállítása a folyamatlépések során (például jelzők, megjegyzések, felelősök beírása).

Nyomtatás
Nyomtatványok előállítása a folyamat megfelelő pontján (pl. rendelés kinyomtatása vagy pdf generálás).

Parancsfuttatás
Rendszerműveletek automatikus indítása a folyamat részeként (például adatfeldolgozó parancsok végrehajtása).

Törlés
Törléssel kapcsolatos lépések vagy szabályok kezelése a folyamaton belül, ellenőrzött környezetben.

Mire jók a workflow-k a mindennapokban?

Egységesítés
Minden érintett ugyanazon szabályok mentén dolgozik, csökken a hibalehetőség.

Átláthatóság
A folyamatok státusza, felelősei és hátralékai követhetők.

Gyorsítás
A kézi lépések és a felesleges egyeztetések száma csökken az automatizmusoknak köszönhetően.

Kontroll
A jogosultság- és szerepkör-alapú vezérlés biztosítja a megfelelőséget.

Tipikus felhasználási területek

Beszerzés
Belső igény rögzítése → jóváhagyás → szállítói árajánlat kezelése → szállítói rendelés kiadása → teljesítésigazolás. A workflow értesít, jóváhagyat, státuszt állít és szükség esetén nyomtatványt készít.

Értékesítés
Kimenő számla vagy ajánlat belső jóváhagyási folyamata; értesítések küldése az értékesítőnek és a pénzügynek.

Készletkezelés
Készletmozgásokhoz kapcsolódó feladatok, státuszváltások és nyomtatások kezelése (például raktári dokumentumok előállítása).

Bevezetés és testreszabás

• Cégspecifikus beállítások
• A lépések sorrendje, érintett szerepkörök, automatizmusok és értesítések a vállalat működéséhez igazíthatók.
• Jogosultságkezelés
• Pontos hozzáférés-szabályozás a döntési pontokhoz és feladatokhoz.
• Kapcsolódás a fő építőkockákhoz
• Törzsadatokhoz, gazdasági eseményekhez és dokumentumokhoz kötötten működik, biztosítva a konzisztens adatkezelést.

“Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim ad minim veniam, quis nostrud exercitation ullamco laboris nisi ut aliquip ex ea commodo consequat. Duis aute irure dolor in reprehenderit.”

Nagy András

Arató 2000 Kft.