לגופים מפעילים כנסייתיים ולספקים מרובי מוסדות: התחשבנות בין הגוף המפעיל למוסדות, ניהול תמיכה נורמטיבית ותמיכה כנסייתית משלימה, אינטגרציה עם KENYSZI, ניהול מסמכים ותהליכים ערוך לביקורות רשויות – במערכת אחת.
אצל ספקי שירותים חברתיים כנסייתיים ואזרחיים, הגוף המפעיל מממן במקביל כמה מוסדות בעלי מספר מס עצמאי. עיקר ההכנסות מגיע ממקורות המדינה, ולכן נדרשות בקרה שוטפת על השימוש והתחשבנות ניתנת להוכחה.
הפלטפורמה מכסה את מלוא ההיקף של פירמידת שירותי הרווחה – מטיפול בקשישים, דרך רשת משפחות האומנה ועד טיפול אמבולטורי מקצועי.
טיפול פנימייתי וטיפול יום, ניהול תמיכה נורמטיבית המחושבת לפי מספר המטופלים.
מעקב אוטומטי אחר מועד 30 הימים ומועדים חוקיים נוספים, התרעה על סיכוני מימון.
תמיכה בצוותי חינוך במסגרת החינוך הציבורי, התחשבנות נורמטיבית מבוססת מצבת, אינטגרציה עם EDR.
ניהול תמיכה דינמי לילדי אומנה לפי צרכים חינוכיים רגילים ומיוחדים, עם תמיכה בשינויים רטרואקטיביים.
עמידה בחובת הדיווח, מעקב יומי אחר מספר המטופלים.
תמיכת רופאים בהתאם לחקיקת הבריאות, ניהול תנועת מטופלים ומדדי ביצוע.
הפלטפורמה מורכבת משתי שכבות ממשק הפועלות על אותו מסד נתונים. משתמשי המוסדות מנהלים את תהליכי הרקע דרך DataMagic ERP; עובדים בשטח מזינים וקוראים נתונים דרך הפורטל הסוציאלי – מכל סמארטפון, טאבלט או דפדפן מודרני. כל הנתונים במקום אחד, וכל המשתמשים רואים את אותו המידע בזמן אמת.
מערכת עורפית מוסדית
עבודה בשטח מחוץ למוסד
הגוף המפעיל מקבל את התמיכה הנורמטיבית מהמדינה ואת התמיכה הכנסייתית המשלימה כישות משפטית פנים-כנסייתית. הפלטפורמה מנהלת אוטומטית את חובת ההעברה הלאה, את ההתחשבנות בין המוסדות ואת הקונסולידציה המלאה.
תנועות כספים בין הגוף המפעיל לבין המוסדות בעלי מספר מס עצמאי לאורך שרשרת אסמכתאות – בדומה למודל התאגידי של חברת-אם וחברת-בת.
התמיכה הנורמטיבית המגיעה לגוף המפעיל חייבת לעבור ב-100% למוסדות הרלוונטיים – המערכת מפיקה זאת ועוקבת אחר כך באופן אוטומטי.
את התמיכה הכנסייתית המשלימה ניתן לחלק בגמישות, בהתאם לצורכי התחזוקה של המוסדות. הפלטפורמה תומכת בכך באמצעות מנגנון מבוסס כללים.
הנתונים הכספיים והמקצועיים של הארגון כולו בתמונה מאוחדת אחת – באמצעותה הגוף המפעיל מדווח לאוצר המדינה ההונגרי.
תמיכה נורמטיבית, תמיכה כנסייתית משלימה, תוספת שכר ענפית, סבסוד הוצאות תפעול ודמי טיפול – כל אחד עם מערכת כללים משלו, אך בשרשרת אסמכתאות ובדוח ניהולי משותפים.
נורמטיבות בתחומי הרווחה, החינוך הציבורי והבריאות. מעקב אחר חובות השימוש בהתאם לחקיקה.
נעה יחד עם התמיכה הנורמטיבית. השימוש בה גמיש יותר, אך גם היא מחייבת התחשבנות ניתנת להוכחה.
ניהול נפרד של תמיכות משלימות בעלות אופי של שכר, עם מעקב ברמת העובד.
תמיכה המיועדת להוצאות תפעול, עם התחשבנות לפי סעיפי הוצאה.
הכנסה עצמית שבה הגוף המפעיל יכול לנהוג בחופשיות רבה יותר – המערכת מנהלת אותה בנפרד.
פילוח לפי מוסד ולפי סוג שירות – בהתבסס על לוגיקת מרכזי רווח תאגידית.
ספקי שירותים סוציאליים נדרשים לדווח מדי יום על נתוני הטיפול למערכת KENYSZI (המרשם האלקטרוני המרכזי של מקבלי השירות). כיום, ברוב הארגונים הדבר נעשה ידנית וגוזל את זמנם של העובדים.
פלטפורמת DataMagic מסתנכרנת באופן אוטומטי עם KENYSZI ועם מערכות הרשויות הממשלתיות הקשורות – עומס האדמיניסטרציה היומי יורד, שלמות הנתונים עולה, ומתקבלת תמונה מלאה של מסלולי הטיפול של מקבלי השירות.
אנשי המקצוע בתחום הרווחה מתעדים את הפעילות היומית מטאבלט או ממכשיר נייד במקום מתן השירות. הרישומים נכנסים מיד למסד הנתונים המרכזי; ההנהלה מקבלת סטטיסטיקה חודשית על ההתפלגות לפי סוג, ענף טיפול ועובד.
חשבונית שנסרקת במזכירות מתויקת אוטומטית ועוברת בשרשרת האישורים – הנהלת החשבונות מקבלת רק את הפריטים המאושרים.
אישור ברמת מנהל המוסד, הגוף המפעיל וההנהלה הכספית, עם מערכת כללים ניתנת להגדרה – לפי סכום, מרכז עלות או שירות.
חוזי טיפול, חוזי עובדים, מסמכי רכש ומכרזים – עם מעקב גרסאות ותזכורות לפני פקיעה.
אחת לשנתיים רשאים מבקרי אוצר המדינה ההונגרי לבדוק כל פריט של תמיכה נורמטיבית ותמיכה כנסייתית משלימה. את מסמכי המערכת ניתן לאחזר רטרואקטיבית לכל נקודת זמן.
כאשר בסוף השנה מתגלות חובות החזר, ניתן להעביר פריטים באופן ממוחשב מסוג תמיכה אחד לאחר – תוך שמירה על שרשרת האסמכתאות.
המנהלים רואים בכל רגע נתון כיצד הם עומדים מבחינת מימון ותוצאות – לפי מוסד, לפי סוג שירות, יחד עם סטטוס ניצול הנורמטיבה בתקופה הנתונה.
המערכת מציינת במדויק מתי התמיכה הנורמטיבית מכוסה – משלב זה ואילך מנהלי החשבונות עובדים על חשבון התמיכה הכנסייתית המשלימה.
מטופל נתון עשוי לצרוך כמה שירותים – המערכת מציגה את כולם בתצוגה אחידה דמוית כרטיס.
פריטי מימון תלויי ביצוע (למשל חובת הביקורים בטיפול במטופלי התמכרויות) ניתנים למעקב אוטומטי.
אם תת-ביצוע או שימוש שגוי מסכנים את התמיכה, המערכת מתריעה בזמן – עוד לפני היווצרות חובת ההחזר.
השוואת ביצועי המוסדות לפי עלות והכנסה – תמיכה בקבלת החלטות עבור הגוף המפעיל.
מסמכי ההתחשבנות המחייבת אחת לשנתיים מוכנים באופן שוטף – אין צורך להרכיב אותם ברגע האחרון.
מפת האירועים הכלכליים ממפה את הפעילויות החודשיות של כל מטופל (יומן פעילות, התחשבנות הסעות, יומן אירועים) ישירות לערוצי ההתחשבנות: נורמטיבה מדינתית, נורמטיבת NEAK, חשבונית יוצאת או סטטוס „טרם התחשבנות". שרשרת האירועים הכלכליים הוויזואלית מראה מיד אילו פריטים יכולים לעבור לתמיכה ואילו דורשים רישום חשבונאי.
הסביבה המשפטית של שירותי הרווחה משתנה לעיתים קרובות. האוטומציות של הפלטפורמה מסייעות לעמוד בקצב – שינויים רטרואקטיביים, התראות על מועדים ויומני ביקורת בכל מקום.
לדוגמה, צרכיו החינוכיים של ילד אומנה משתנים רטרואקטיבית – המערכת תומכת ברישום מחדש 2–3 חודשים אחורה, עם התחשבנות אוטומטית של הפרש התמיכה.
לדוגמה, כלל 30 הימים אצל מטופלי התמכרויות: המערכת מציינת אוטומטית אילו מטופלים יש לזמן מחדש כדי לשמור על המימון.
במקרה של חוק חדש או שינוי בנורמטיבה, ניתן להתאים את המערכת באמצעות עדכון פרמטרים – ללא פיתוח.
כל שינוי, אישור וצירוף מסמך ניתנים למעקב – מערכת ערוכה לביקורות רכש ולביקורות רשויות.
במגזר הסוציאלי, הנתונים המנוהלים על מקבלי השירות נכללים בקטגוריה מיוחדת – הם נוגעים בו-זמנית למידע רפואי, למעמד משפטי ולמידע פיננסי. הפלטפורמה עומדת בדרישות של EU 2016/679 (GDPR) ושל EU 2022/2555 (NIS2) כאחד, כשהן מובנות ביסודות המערכת.
ניהול נתונים אישיים ונתונים רגישים
אבטחת סייבר והמשכיות עסקית
גוף מפעיל כנסייתי, ספק שירותים סוציאליים מהמגזר האזרחי, ארגון רב-מוסדי – שלחו לנו הודעה, ואיש צוות בעל ניסיון בתחום הסוציאלי ייצור אתכם קשר.
יצירת קשר