Para entidades gestoras eclesiásticas e prestadores com várias instituições: liquidação entre entidade gestora e instituição, gestão da subvenção normativa e do complemento eclesiástico, integração com o KENYSZI, gestão documental e de processos preparada para inspeções oficiais – num único sistema.
Nos prestadores sociais eclesiásticos e civis, a entidade gestora financia em paralelo várias instituições com número fiscal próprio. A maior parte das receitas provém de fontes estatais, pelo que são necessários um controlo contínuo da utilização e uma prestação de contas comprovável.
A plataforma cobre toda a vertical da pirâmide da assistência social – desde o apoio a idosos, passando pela rede de famílias de acolhimento, até aos cuidados especializados em ambulatório.
Cuidados residenciais e de dia, gestão da subvenção normativa calculada com base no número de utentes.
Acompanhamento automático do prazo de 30 dias e dos restantes prazos legais, alertas de risco de financiamento.
Apoio aos educadores do ensino público, liquidação da subvenção normativa com base no número de inscritos, integração com o EDR.
Gestão dinâmica dos apoios segundo as necessidades educativas normais e especiais das crianças acolhidas, com suporte para alterações retroativas.
Cumprimento da obrigação de comunicação, acompanhamento diário do número de utentes.
Apoio aos médicos em conformidade com a legislação de saúde, gestão do fluxo de doentes e dos indicadores de desempenho.
A plataforma é composta por duas camadas de interface que trabalham sobre a mesma base de dados. Os utilizadores institucionais gerem os processos de back-office através do DataMagic ERP; os colegas que trabalham no terreno registam e consultam através do Portal Social – a partir de qualquer smartphone, tablet ou browser moderno. Todos os dados num único lugar, todos os utilizadores veem o mesmo em tempo real.
Sistema de back-office institucional
Trabalho no terreno
A entidade gestora recebe a subvenção normativa estatal e o complemento eclesiástico enquanto pessoa jurídica interna da igreja. A plataforma gere automaticamente a obrigação de transferência, a liquidação entre instituições e a consolidação completa.
Fluxo monetário entre a entidade gestora e as instituições com número fiscal próprio, ao longo de uma cadeia de documentos justificativos – à semelhança do modelo empresarial de empresa-mãe e filial.
A subvenção normativa recebida pela entidade gestora tem de ser transferida a 100% para as instituições em causa – o sistema gera-a e acompanha-a automaticamente.
O complemento eclesiástico pode ser distribuído de forma flexível, de acordo com as necessidades de funcionamento das instituições. A plataforma suporta este processo através de um sistema de regras.
Os dados financeiros e profissionais de toda a organização numa única vista consolidada – é com ela que a entidade gestora presta contas ao Tesouro do Estado Húngaro.
Subvenção normativa, complemento eclesiástico, complemento salarial setorial, apoio às despesas de funcionamento e comparticipação do utente – cada um com o seu próprio conjunto de regras, mas numa cadeia documental e num relatório de gestão comuns.
Subvenções normativas sociais, de educação pública e de saúde. Acompanhamento das obrigações de utilização em conformidade com a legislação.
Acompanha a subvenção normativa. A sua utilização é mais flexível, mas também tem de ser liquidada de forma comprovável.
Gestão autónoma dos apoios complementares de natureza salarial, com rastreabilidade ao nível de cada trabalhador.
Apoio destinado aos custos de exploração, com liquidação por cada rubrica de despesa.
Receitas próprias que a entidade gestora pode gerir com maior liberdade – o sistema trata-as separadamente.
Repartição por instituição e por tipo de serviço – com base na lógica empresarial dos centros de lucro.
Os prestadores de serviços sociais têm de declarar diariamente os dados de prestação de cuidados no sistema KENYSZI (Registo Eletrónico Central dos Utilizadores de Serviços). Atualmente, na maioria das organizações, isto é feito manualmente, ocupando o tempo dos colaboradores.
A plataforma DataMagic sincroniza-se de forma automatizada com o KENYSZI e com os sistemas administrativos públicos associados – a carga administrativa diária diminui, a integridade dos dados aumenta e obtém-se uma visão completa do percurso dos beneficiários.
Os profissionais da área social registam a atividade diária a partir de um tablet ou de um telemóvel, no local do serviço. Os registos entram de imediato na base de dados central; a direção recebe estatísticas mensais sobre a distribuição por tipo, ramo de assistência e trabalhador.
A fatura digitalizada no secretariado é registada automaticamente e percorre depois a cadeia de aprovação – a contabilidade recebe apenas as rubricas aprovadas.
Aprovação ao nível da direção da instituição, da entidade gestora e da direção financeira, com um sistema de regras parametrizável – por montante, centro de custo ou serviço.
Contratos de prestação de cuidados, contratos de trabalho, documentos de contratação pública – com controlo de versões e avisos de expiração.
De dois em dois anos, os inspetores do Tesouro do Estado Húngaro podem verificar todas as rubricas da subvenção normativa e do complemento eclesiástico. Os documentos do sistema podem ser consultados retroativamente para qualquer data.
Se no final do ano surgirem obrigações de reembolso, as rubricas podem ser reclassificadas de forma programada de um tipo de apoio para outro – mantendo a cadeia de documentos justificativos.
Os dirigentes veem em qualquer momento a sua situação em termos de financiamento e de resultados – por instituição, por tipo de serviço, juntamente com o estado de utilização da subvenção normativa do período em causa.
O sistema indica com precisão quando a subvenção normativa fica coberta – a partir desse momento, os contabilistas trabalham por conta do complemento eclesiástico.
Um mesmo utente pode recorrer a vários serviços – o sistema mostra-os todos numa vista unificada, semelhante a uma ficha.
As rubricas de financiamento ligadas ao desempenho (por ex., a obrigação de visitas no apoio a pessoas com dependências) podem ser acompanhadas automaticamente.
Se um desempenho insuficiente ou uma utilização incorreta puser em risco o apoio, o sistema avisa atempadamente – antes de surgir a obrigação de reembolso.
Comparação do desempenho das instituições por custos e receitas – apoio à decisão para a entidade gestora.
Os documentos da prestação de contas obrigatória bienal estão permanentemente prontos – não é preciso compilá-los à última hora.
O mapa de eventos económicos faz corresponder diretamente as atividades mensais de cada utente (registo de atividades, liquidação de transportes, registo de eventos) aos canais de liquidação: subvenção normativa estatal, subvenção normativa NEAK, fatura emitida ou estado de «ainda não liquidado». A cadeia visual de EE mostra de imediato que rubricas podem ser imputadas ao apoio e quais exigem lançamento contabilístico.
O enquadramento jurídico da assistência social muda com frequência. Os automatismos da plataforma ajudam a acompanhar o ritmo – alterações retroativas, alertas de prazos e registo de auditoria em todo o lado.
Por ex., a necessidade educativa de uma criança acolhida é alterada retroativamente – o sistema suporta a reclassificação retroativa de 2–3 meses, com liquidação automática da diferença de apoio.
Por exemplo, a regra dos 30 dias para pessoas com dependências: o sistema indica automaticamente que utentes devem ser reconvocados para manter o financiamento.
Em caso de nova legislação ou de alteração da subvenção normativa, o sistema pode ser ajustado atualizando os parâmetros – sem desenvolvimento.
Todas as alterações, aprovações e documentos anexados são rastreáveis – um sistema preparado para auditorias de contratação pública e das autoridades.
No setor social, os dados tratados sobre os utentes pertencem a uma categoria especial – dizem respeito, em simultâneo, a informações de saúde, de estatuto jurídico e financeiras. A plataforma cumpre os requisitos tanto do Regulamento UE 2016/679 (RGPD) como da Diretiva UE 2022/2555 (NIS2), integrados nas fundações do sistema.
Tratamento de dados pessoais e de categorias especiais
Cibersegurança e continuidade do negócio
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