DataMagic FMS – Pénzügy és számvitel egy rendszerben

A bizonylat útja

Gazdasági eseménylánc a főkönyvig

A könyvelés nem utólagos adatrögzítés, hanem a működés lezárása. Az igénybejelentőtől a beszámolóig ugyanaz a rekord fut végig a rendszeren, így minden főkönyvi tétel visszavezethető a bizonylatra, amelyből keletkezett.

DataMagic gazdasági eseménylánc: igénybejelentő, árajánlat, keretszerződés, rendelés, szállítólevél, számla, kiegyenlítés, főkönyvi feladás, beszámoló egy láncban

Egy rekord, egy lánc

A rendelésből számla, a számlából kiegyenlítés, a kiegyenlítésből főkönyvi tétel lesz, mindegyik a saját előzményéből.

Aláfúrható bizonylatok

Bármely főkönyvi tételről visszalépés az előzményére, a bizonylatláncon keresztül, az eredeti dokumentumig.

Egy adatot csak egyszer kell rögzíteni

Az eseménylánc lépései között az adat továbböröklődik: a partner, a tétel és a kondíció a rendeléstől a főkönyvi feladásig végigfut, újbóli rögzítés nélkül.

Számlázás

Kimenő és bejövő számla egy bizonylatláncban

Minden számlatípus ugyanazon az elven működik: van előzménye és folytatása. A vevői rendelésből számla lesz, a bejövő számlából bevételezés, a díjbekérőből előlegszámla.

Bizonylattípusok

Kimenő és bejövő számla – közös bizonylatlogikával
Kimenő és bejövő díjbekérő, előlegszámla
Helyesbítő és sztornó bizonylat
Vevői rendelésből számla egy lépésben
Bizonylatlánc – előzmény és folytatás követése
Bevételezések kifuttatása – készlet és számla egyezése

Elektronikus számlázás

E-számla befogadás – XML és hitelesített PDF
NAV Online Számla beemelés – a szállító által beküldött adatokból
Bejövő számla jóváhagyása – workflow-val, felelősökkel
Nyomtatás és e-mailes kiküldés sablonokkal
Idegen nyelvű nyomtatványok
Jogosultság bizonylattípusonként

Kintlévőség-kezelés

A követelés kezelése ott, ahol keletkezik

A korosító lista nem hónap végi riport: az egyenleg és a lejárt tartozás a partner adatlapján és az árajánlat rögzítésekor is látszik. A felszólítás és az egyenlegközlő innen indul.

DataMagic FMS korosító lista: partnerenkénti kintlévőség 0–30, 31–60, 61–90 és 90+ napos bontásban, kockázati besorolással, összesítő KPI-csempékkel és fizetési felszólítás indításával

Kintlévőség és egyenleg

Korosító lista – 0–30, 31–60, 61–90, 90+ nap
Kintlévőségek és nyitott tételek bizonylat szinten
Egyenlegek gyorslista partnerre és bankszámlára
Hitelkeret- és limitfigyelés a partneren
Bejövő és kimenő fizetési ütemezés
Folyószámla kimutatás vevőre és szállítóra

Behajtást támogató műveletek

Fizetési felszólítás – több fokozattal, sablonból
Egyenlegközlő levelek a nyitott egyenlegről
Késedelmi kamat számítás – paraméterezhetően
Kompenzáció és csoportos kompenzáció
Be- és kifizetések, egyéb kiegyenlítések
Összevezetés – melyik utalás melyik számlát rendezi

Bank és pénztár

Banki adatok beolvasása, tanuló párosítással

A kivonat közvetlen banki adatkapcsolaton érkezik, kézi fájlbeolvasás nélkül. A tipizált tételek szabályai a beolvasás pillanatában kontíroznak, így a vevői befizetés a számlához, a költség a főkönyvi számához kerül.

Bank

PSD2 banki adatkapcsolat – közvetlen adatszinkron
Bankkivonat rögzítése és importálása
Tipizált tételek – tanuló szabályok képlet-szintaxissal
Összevezetés automatikusan és kézzel
Utalási megbízás és utalási csomagok
Devizás bank átértékelése és zárása
Deviza készlet újraszámolás, MNB-árfolyamok
Bankok, bankfiókok, bankszámla-sorszámok

Pénztár

Pénztárbizonylat – bevételi és kiadási
Pénztárzárás és pénztárjelentés
Valuta készlet újraszámolás
Pénztári összevezetés
Elszámolásra kiadott előlegek követése
Pénztár sorszámok és tipizált tételek
Egyenlegek gyorslista pénztáronként
Több pénztár és több devizanem

Számvitel és könyvelés

Főkönyv a modulok automatikus feladásával

A számlázás, a pénzügy, a bank, a pénztár, a készlet és a tárgyi eszköz mozgásai kontírozva, mozgásnemek szerint kerülnek a főkönyvbe. A kézi könyvelés ugyanezen a felületen marad elérhető.

DataMagic FMS főkönyvi kivonat: főszámok szerinti bontás tartozik, követel és egyenleg oszlopokkal, egyező főkönyvi végösszeggel, beszámoló-szerkesztővel és mérleg, eredménykimutatás, cash-flow nézetekkel

Könyvelés

Számlatükör, naplók és napló típusok
Áfa törzs, áfa csoportok, külföldi áfa-kódok
Kézi főkönyvi könyvelés tételrögzítéssel
Modulok főkönyvi feladása kontírozással
Kontírozás a törzsadatból – partner, cikk, eszközcsoport és típuskód adja a főkönyvi számot
Automatikus áfa-kód – belföldi, uniós, harmadik országbeli és fordított adózású ügylet az adószám és a teljesítés helye alapján
Analitikus és pénzügyi mozgásnemek saját kontírozási mintával
Pénzforgalmi áfa átvezetés
Vegyes főkönyvi beemelő, bér import
Zárások – időszaki, áfa, számviteli, év végi

Kimutatás és beszámoló

Főkönyvi kivonat, kartonok, naplóív
Mérleg és eredménykimutatás
Cash-flow kimutatás
Áfa-nyilvántartás, devizás tételek
Beszámoló-szerkesztő – sorokhoz főkönyvi szám-tartomány
Idegen nyelvű beszámoló
Költség kimutatás, két dimenziós lista
Bizonylatszám lista, nyitott tételek

Kimutatások

Nem csak számviteli adat egy nézetben

A kimutatásban főkönyvi, készlet-, értékesítési, logisztikai és projekt-adat ugyanabban a nézetben szerepelhet, naturáliában és értékben is. A beszámolók mellett a vezetői információs rendszer kimutatásai is ezen a felületen épülnek fel.

Kimutatásszerkesztő

Sorokhoz főkönyvi szám-tartomány, összevonva vagy bontva
Készlet, értékesítés, logisztika és projekt adata egy nézetben
Szerkezet, sorrend és szintek szabadon átépíthetők
Számított sorok és mutatók
Dimenzió szerinti nézet – költséghely, projekt, üzletág
Idegen nyelvű kimutatás
Ütemezett kiküldés PDF-ben vagy Excelben

Kész, beépített lekérdezések

Főkönyvi kivonat, kartonok, naplóív
Folyószámla kimutatás, nyitott tételek
Áfa-nyilvántartás, devizás tételek
Korosító lista, költség kimutatás
Két dimenziós lista, bizonylatszám lista
Mérleg, eredménykimutatás, cash-flow ugyanitt

Időbeli elhatárolás

Elhatárolás a számla mentésétől a feladásig

Egy több hónapot érintő számlát – előre kiszámlázott bérleti díjat, éves biztosítást, karbantartási szerződést – a program a mentés pillanatában felosztja a tényleges érvényességi időszakra, majd hónapról hónapra feladja a főkönyvre.

A mentéstől a könyvelésig

A rendszer a számla mentésekor létrehozza az elhatárolást
Az aktív vagy passzív minősítést a program dönti el
Az elhatárolási főkönyvi számot maga tölti ki
Havi felosztás – egyenlő vagy napok szerint arányos
Automatikus feladás a hónap esedékessé válásakor
Egyedi könyvelési fordulónap is megadható

Pontosság és lezárás

Arányosítandó áfánál a le nem vonható résszel korrigál
A kerekítési különbözet az utolsó hónap tételére kerül
Módosítás után újraszámol, sztornónál újra létrehoz
Kivezetés – idő előtti, egy összegű lezárás
Lezárt könyvelési hónapot egyik művelet sem érint
Az elhatárolás a beszerzési láncon is fut

Cégcsoport

Párhuzamos szabályrend és konszolidáció

Ugyanaz a gazdasági esemény a magyar számviteli törvény és az IFRS szerint is könyvelhető, a tagvállalatok pedig közös törzsadaton működnek. A tulajdonosi jelentés és a hivatalos beszámoló ugyanabból az adatból készül.

IFRS és párhuzamos főkönyv

Két szabályrend, párhuzamosan vezetett főkönyvvel
Eltérő értékelés és értékcsökkenési módszer egymás mellett
A különbségek kimutathatók, nem írják felül egymást
Tulajdonosi jelentés és magyar beszámoló egy adatból

Konszolidáció

Közös törzs – partner, cikk, számlatükör, dimenziók
Cégek közötti tételek párosítva maradnak
Csoporton belüli forgalom kiszűrése
Deviza-átszámítás csoportszintű pénznemre
Eltérő üzleti év és eltérő számlatükör kezelése
Jogosultság cégre bontva
A csoportszintű kimutatás bármikor lefuttatható

Tárgyi eszköz

Eszközkarton az aktiválástól a kivezetésig

Az eszköz teljes életútja egy kartonon: aktiválás, értékcsökkenés, karbantartás, leltár, végül értékesítés vagy kivezetés. Az értékcsökkenés a főkönyvbe automatikusan feladódik.

Nyilvántartás

Eszközkarton és eszközcsoportok
Értékcsökkenési típusok – lineáris, gyorsított
Leírási kulcs és maradványérték csoportonként
Párhuzamos nyilvántartás – számviteli és adótörvény szerint
Várható értékcsökkenés – előrejelzés a tervhez és a cashflow-hoz
Aktiválás, ráaktiválás, állományváltozás
Üzembehelyezési jegyzőkönyv
Kihelyezési és tárolási helyek, leltárkörzetek

Mozgás és lekérdezés

Karbantartás és üzemóra-karbantartás
Leltár és mennyiség-módosítás
Eszköz kiadása és visszavétele
Tárgyi eszköz értékesítése, átminősítés
Tárgyi eszköz tükör, mozgástábla
Eseménylisták és eszközkartonok

Controlling

Dimenziók: költséghely, projekt, felelős

A dimenzió szabadon definiálható szempont, amely mentén a bizonylat és az eszköz is csoportosítható. Egy tételhez nyolc dimenzió-érték rendelhető, így az eredmény több szempont szerint kimutatható.

Nyolc dimenzió tételenként

Költséghely, projekt, felelős, üzletág vagy bármely saját szempont, bizonylat és tárgyi eszköz szinten. Az al-dimenziók a fölérendelt szintre összegződnek, és egyik kategória a másik alá rendelhető.

Dimenziós eredménykimutatás

Két dimenziós lista és költség kimutatás, a beszámoló-szerkesztővel dimenzió szerinti eredményre bontva.

Keretfigyelés

A költséghelyi és projektszintű keretek betartása, túllépés esetén jelzéssel a felelősnek.

Tervezés és előrejelzés

Terv, kötelezettség és várható kifizetés egy idővonalon

A költséget a rendszer szabály szerint felosztja a dimenziókra, a terv ugyanezeken a dimenziókon készül, a várható kifizetések pedig már a főkönyvi könyvelés előtt megjelennek.

Költségfelosztás és tervezés

Százalékos, egyenlő arányú vagy arányszámos felosztás
A felosztás a bizonylat mentése után elkészül
A felosztott dimenziók a főkönyvi naplóba is levezetődnek
Kézi szétbontás vagy Excel-import, maradvány-figyeléssel
Terv napi, havi, negyedéves vagy saját időszakra
Terv-tény összevetés külön adatbevitel nélkül

Várható kifizetések és előrejelzés

Bármely bizonylat összege időszakokra bontva
Minden részlet saját teljesítési dátummal
Éves díj, havi teher – egy számla, tizenkét várható kifizetés
Részletfizetés és keretszerződés-lehívás a jövőbeli képen
Kifizetési sorrend esedékesség és partneri prioritás szerint
Gördülő nézet – mindig a hátralévő időszakok
Az előrejelzést a gazdasági eseménylánc súlyozza
Szerződés, rendelés és teljesítésigazolás más súllyal
Bizonylati lánc állapotjelentés, szakaszonkénti hátralékkal

Megfelelés

Hatósági kapcsolatok és auditálhatóság

A jogszabálykövetés napi szintű és a rendszer része, nem külön lokalizációs projekt. Minden bizonylat és feladás nyomot hagy, így az ellenőrzés dokumentálható.

Hatósági kapcsolatok

NAV Online Számla – adatszolgáltatás és beemelés
E-számla a NAV által elfogadott formátumban
Áfa-analitika és áfa import XML
Pénzforgalmi áfa szerinti adózás
ÁNYK / ABEV nyomtatvány-támogatás
eÁFA – gépi (M2M) interfész, visszaigazolással
PEPPOL – nemzetközi e-számla, BIS Billing
EDI – a partneri számlaadat ugyanabba a bizonylatba fut
OBR e-beszámoló, ÁNYK / ABEV
Beküldés-napló, újraküldés és határidő-figyelés

Auditálhatóság

SOX-auditált működés – az első rendszer 2013-ban
Audit-napló minden bizonylaton és feladáson
Mező- és rekordszintű jogosultság
Időszaki és számviteli zárás visszavonhatóan
Napi szintű jogszabálykövetés
Helyettesítés-kezelés szabadság idejére

Prediktív cashflow

Várható egyenleg a lekönyvelt adatból

Az előrejelzés a bejövő és kimenő fizetési ütemezésből, a nyitott tételekből, a korosításból és a partnerek fizetési szokásaiból készül. A számítás ugyanazon a bizonylatállományon fut, amelyből a könyvelés dolgozik, ezért az előrejelzés külön modell nélkül működik.

Amit az előrejelzés megmutat

Likviditási hiány jelzése – a rendszer megjelöli azt az időszakot, amelyben a várható egyenleg a megadott küszöb alá kerül
Fizetési szokás partnerenként – a tényleges késés előzményéből számolt eltolás a határidő helyett a várható napra helyezi a tételt
Biztos és valószínű tételek külön súllyal, megjelölve, mekkora rész számít becslésnek
Időszakhelyes eredmény – az elhatárolás minden hónapra a ráeső összeget mutatja
Deviza és dimenzió szerinti bontás
Aláfúrás a forrásbizonylatig

Amit a döntés előtt ad

Kifizetés-halasztás hatása – egy tétel átütemezése azonnal újraszámolja a további hetek egyenlegét
Finanszírozási igény – a hiány mértéke és időpontja, így a hitelkeret-igény tervezhető
Devizás kitettség időben elhelyezve
Szcenárió – optimista és óvatos változat
Terv-tény összevetés ugyanezen az idővonalon
Ütemezett kiküldés a döntéshozóknak

Hibrid intelligencia

Beépített AI a pénzügyi folyamatokban

Az AI-képességek a keretrendszer jogosultsági, audit és bizonylati modelljére épülnek, ezért a felismert adat közvetlenül a megfelelő bizonylatba kerül. A megoldás provider-független architektúrán fut, így az adatvédelmi elvárásokhoz illeszthető.

Bizonylat-felismerés

A bejövő számlák és csatolmányok feldolgozása OCR-rel, kézírásból is. A felismerés után a rendszer a rendelés és a bevételezés adataihoz egyeztet, az eltérést jelzi, a javítás pedig visszatanul a következő számlához.

AI asszisztens

A vállalat kontextusára feltanított, RAG-alapú asszisztens a számviteli és adózási tudásra hangolva. Természetes nyelvű kérdésből lekérdezés lesz, és tudja, melyik bizonylat van megnyitva.

Anomália-jelzés

Fizetési csúszás, kiugró költség és gyanús tételpár jelzése a könyvelési adatból, még a zárás előtt.

Két elszeparált agent

DM on-premise AI – a zárt hálózaton belül, a cég belső adatvagyonára: lekérdez, rögzít, navigál
DM Cloud AI – piaci és jogszabályi kontextus külső forrásokból, benchmarkkal és jogszabály-frissítéssel
A két agent egymást kiegészítve működik
A modellt célzottan az üzleti igényekre tanítjuk

Telepítési modell

A modell a cég saját szerverén fut, a könyvelési adat nem hagyja el a vállalatot
Harmadik országba nem kerül adat
Felhős üzemmód is választható – a külső hívás körét jogosultság zárja
Jogosultság minden AI-hívásra, naplózott hívásokkal
Nincs tanítás ügyféladaton
Provider-független architektúra

Workflow és jogosultság

Jóváhagyási út és mező szintű hozzáférés

A folyamat lépéseit üzleti felhasználó állítja össze, fejlesztés nélkül. A jogosultsági mátrix egyetlen adatmező szintjén is szabályoz, a naplózás pedig minden lépést rögzít.

Workflow

Vizuális folyamattervező, verziózással és sablonokkal
Dinamikus jóváhagyási szintek – értékhatár, szervezet, szerepkör
Automatikus értékvizsgálat – státusz, feladat, levél
Határidő, emlékeztető és eszkaláció a felettesre
Workflow-napló – ki hagyta jóvá, mikor, milyen adattal

Jogosultság

Mező szintű jogosultság, akár csak olvasható módban
Szerepkör-alapú jogosultsági csoportok
Dokumentum, ablak és teljes modul korlátozása
Helyettesítés időablakkal, naplózva
Négy szem elve a kifizetésnél
2FA / MFA, SSO Active Directory-val, audit-napló

Integráció

Bér, bank, hatóság — nyitott felületeken

Bérszámfejtő és HR-modul nincs a terméken belül, helyette bármilyen külső bér- és HR-rendszerrel megvalósul az adatkapcsolat: a bérfeladás kész főkönyvi tételként érkezik.

Befelé

Külső bérrendszer – bérfeladás főkönyvi tételként
Külső HR-rendszer, közös szervezeti egység törzs
PSD2 banki adatkapcsolat és kivonat-import
Vegyes főkönyvi beemelő külső adatokból
Excel és CSV import

Kifelé

REST API OAuth2-vel, entitásokra és lekérdezésekre
NAV Online Számla és e-számla
ÁNYK / ABEV, OBR e-beszámoló
Utalási csomagok a bank felé
Egykattintásos Excel-export minden listáról

DataBridge®

Meglévő ERP-je mellé is illeszthető

A DataMagic FMS önálló modulként a jelenlegi vállalatirányítási rendszere mellé kapcsolható. A DataBridge® integrációs réteg a törzsadatokat és a bizonylatokat kétirányban szinkronizálja, így a magyar számviteli és NAV-megfelelést rendszercsere nélkül biztosíthatja.

DataBridge megismerése →

A DataBridge® a DataMagic Kft. védjegye.

Mit tartalmaz az e-book

A teljes pénzügyi folyamat egy rendszerben
Gazdasági eseménylánc a bizonylattól a főkönyvig
Hatósági integrációk: NAV Online Számla, eÁFA, PEPPOL
Kintlévőség-kezelés, korosítás és hitelkeret
Időbeli elhatárolás a számla mentésétől a feladásig
Tárgyi eszköz és párhuzamos törvényi nyilvántartás

E-book

Töltse le a részletes anyagot

Részletes információkért töltse le a DataMagic FMS E-bookját.

A számlától a mérlegig, egy rendszerben.