Dla podmiotów prowadzących o charakterze kościelnym i usługodawców z wieloma placówkami: rozliczenia między organem prowadzącym a placówką, obsługa dotacji normatywnych i kościelnych dotacji uzupełniających, integracja z KENYSZI, zarządzanie dokumentami i procesami przygotowane na kontrole urzędowe – w jednym systemie.
U kościelnych i pozarządowych usługodawców społecznych organ prowadzący finansuje równolegle kilka placówek z odrębnymi numerami podatkowymi. Największa część przychodów pochodzi ze środków państwowych, dlatego niezbędna jest bieżąca kontrola wykorzystania oraz możliwe do udowodnienia rozliczenie.
Platforma obejmuje całą wertykalę piramidy opieki społecznej – od opieki nad osobami starszymi przez sieć rodzin zastępczych po ambulatoryjną opiekę specjalistyczną.
Opieka stacjonarna i dzienna, obsługa dotacji normatywnej obliczanej na podstawie liczby podopiecznych.
Automatyczne śledzenie 30-dniowych i innych ustawowych terminów, sygnalizacja ryzyka finansowego.
Wsparcie dla pedagogów w oświacie, rozliczenie normatywu na podstawie liczby osób, integracja z EDR.
Dynamiczne zarządzanie wsparciem dla dzieci w pieczy zastępczej według zwykłych i specjalnych potrzeb wychowawczych, z obsługą zmian wstecznych.
Realizacja obowiązku sprawozdawczego, codzienne śledzenie liczby podopiecznych.
Wsparcie dla lekarzy zgodnie z przepisami o ochronie zdrowia, obsługa ruchu pacjentów i wskaźników wydajności.
Platforma składa się z dwóch warstw interfejsu, które działają na tej samej bazie danych. Użytkownicy w placówkach obsługują procesy zaplecza za pośrednictwem DataMagic ERP; współpracownicy pracujący w terenie wprowadzają i odczytują dane przez Portal Społeczny – z dowolnego nowoczesnego smartfona, tabletu lub przeglądarki. Wszystkie dane w jednym miejscu, każdy użytkownik widzi w czasie rzeczywistym to samo.
System zaplecza placówki
Praca w terenie
Organ prowadzący otrzymuje państwową dotację normatywną oraz kościelną dotację uzupełniającą jako wewnętrzna kościelna osoba prawna. Platforma automatycznie obsługuje obowiązek przekazania środków, rozliczenia między placówkami oraz pełną konsolidację.
Przepływ środków między organem prowadzącym a placówkami posiadającymi odrębne numery podatkowe wzdłuż łańcucha dokumentów – podobnie jak w korporacyjnym modelu spółka matka–spółka zależna.
Dotacja normatywna otrzymana przez organ prowadzący musi zostać w 100% przekazana właściwym placówkom – system automatycznie ją generuje i śledzi.
Kościelną dotację uzupełniającą można rozdzielać elastycznie, według potrzeb utrzymania placówek. Platforma wspiera to w sposób sterowany systemem reguł.
Dane finansowe i merytoryczne całej organizacji w jednym, skonsolidowanym widoku – dzięki temu organ prowadzący może składać sprawozdania do Węgierskiego Skarbu Państwa.
Dotacja normatywna, kościelna dotacja uzupełniająca, branżowy dodatek do wynagrodzeń, dopłata do kosztów eksploatacji i opłata za świadczenie – każda z własnym systemem reguł, ale we wspólnym łańcuchu dokumentów i w zestawieniu zarządczym.
Normatyw społeczny, oświatowy i zdrowotny. Śledzenie obowiązków wykorzystania zgodnie z przepisami.
Porusza się razem z normatywem. Jej wykorzystanie jest bardziej elastyczne, ale również musi zostać rozliczone w sposób możliwy do udowodnienia.
Odrębna obsługa dotacji uzupełniających o charakterze płacowym, z możliwością śledzenia na poziomie pracownika.
Dotacja przeznaczona na koszty eksploatacji, z rozliczeniem według poszczególnych pozycji kosztów eksploatacyjnych.
Przychód własny, którym organ prowadzący może swobodniej gospodarować – system obsługuje go oddzielnie.
Podział według poszczególnych placówek i rodzaju usługi – oparty na korporacyjnej logice centrum zysku.
Świadczeniodawcy usług socjalnych muszą codziennie zgłaszać dane dotyczące opieki do systemu KENYSZI (Centralny Elektroniczny Rejestr Korzystających z Usług). W większości organizacji odbywa się to obecnie ręcznie i pochłania czas pracowników.
Platforma DataMagic synchronizuje się automatycznie z KENYSZI oraz z powiązanymi systemami urzędów państwowych – dzienne obciążenie administracyjne spada, integralność danych rośnie, a uzyskujemy pełny obraz ścieżek życiowych podopiecznych.
Specjaliści w obszarze pomocy społecznej rejestrują codzienne czynności z tabletu lub telefonu w miejscu świadczenia usługi. Wpisy trafiają natychmiast do centralnej bazy danych; kierownictwo otrzymuje miesięczną statystykę dotyczącą rozkładu według typu, gałęzi opieki i pracownika.
Faktura zeskanowana w sekretariacie jest automatycznie ewidencjonowana, a następnie przechodzi przez łańcuch zatwierdzania – księgowość otrzymuje tylko zatwierdzone pozycje.
Zatwierdzanie na poziomie kierownika placówki, organu prowadzącego i dyrektora finansowego, z konfigurowalnym systemem reguł – według kwoty, miejsca powstawania kosztów lub usługi.
Umowy o świadczenie usług, umowy z pracownikami, dokumenty zamówień publicznych – ze śledzeniem wersji i przypomnieniami o terminach wygaśnięcia.
Co dwa lata kontrolerzy Węgierskiego Skarbu Państwa mogą sprawdzić każdą pozycję dotacji normatywnej i kościelnej dotacji uzupełniającej. Dokumenty systemu można pobrać wstecznie dla dowolnego momentu w czasie.
W przypadku obowiązków zwrotu ujawnionych na koniec roku pozycje można w sposób zaprogramowany przeksięgować z jednego typu dotacji na inny – z zachowaniem łańcucha dokumentów.
Kierownictwo w każdej chwili widzi, jak wygląda sytuacja pod względem finansowania i efektywności – według poszczególnych placówek, według rodzaju usługi, wraz ze statusem wykorzystania normatywu w danym okresie.
System dokładnie wskazuje, kiedy dotacja normatywna zostaje pokryta – od tego momentu księgowi pracują na poczet kościelnej dotacji uzupełniającej.
Dany podopieczny może korzystać z kilku usług – system pokazuje je wszystkie w jednolitym widoku przypominającym kartę.
Pozycje finansowania powiązane z wykonaniem (np. obowiązek odwiedzin w opiece nad osobami uzależnionymi) można śledzić automatycznie.
Jeśli niedostateczne wykonanie lub błędne wykorzystanie zagraża dotacji, system ostrzega w odpowiednim czasie – jeszcze przed powstaniem obowiązku zwrotu.
Porównanie wydajności placówek według kosztów i przychodów – wsparcie decyzyjne dla organu prowadzącego.
Dokumenty do obowiązkowego rozliczenia raz na dwa lata są stale gotowe – nie trzeba ich kompletować w ostatniej chwili.
Mapa zdarzeń gospodarczych bezpośrednio przyporządkowuje miesięczne czynności każdego podopiecznego (dziennik czynności, rozliczenie transportu, dziennik zdarzeń) do kanałów rozliczeniowych: normatyw państwowy, normatyw NEAK, faktura wychodząca lub status „jeszcze nierozliczone". Wizualny łańcuch ZG natychmiast pokazuje, które pozycje mogą trafić na dotację, a które wymagają dekretacji.
Otoczenie prawne opieki społecznej często się zmienia. Automatyzmy platformy pomagają nadążać – zmiany wsteczne, ostrzeżenia o terminach i audit log wszędzie.
Np. potrzeba wychowawcza dziecka w pieczy zastępczej zmienia się wstecznie – system obsługuje przeksięgowanie wstecz o 2–3 miesiące, z automatycznym rozliczeniem różnicy w dotacji.
Na przykład zasada 30 dni w przypadku osób uzależnionych: system automatycznie wskazuje, których podopiecznych należy ponownie wezwać, aby zachować finansowanie.
W przypadku nowego przepisu lub zmiany normatywu system można przestawić poprzez aktualizację parametrów – bez prac programistycznych.
Każda zmiana, zatwierdzenie i dołączenie dokumentu są możliwe do prześledzenia – system przygotowany na audyt zamówień publicznych i audyt urzędowy.
W sektorze społecznym dane przetwarzane o podopiecznych należą do szczególnej kategorii – dotyczą jednocześnie informacji zdrowotnych, prawnych i finansowych. Platforma spełnia wymagania zarówno EU 2016/679 (RODO), jak i EU 2022/2555 (NIS2), wbudowane w podstawy systemu.
Przetwarzanie danych osobowych i szczególnych kategorii
Cyberbezpieczeństwo i ciągłość działania
Kościelny organ prowadzący, obywatelski dostawca usług społecznych, organizacja wieloinstytucjonalna – proszę wysłać wiadomość, a nasz pracownik z doświadczeniem w obszarze społecznym skontaktuje się z Państwem.
Kontakt