Pentru fundatorii ecleziastici și furnizorii cu mai multe instituții: decontare fundator–instituție, gestionarea sprijinului normativ și a sprijinului suplimentar ecleziastic, integrare KENYSZI, gestionarea documentelor și a proceselor pregătită pentru controalele autorităților – într-un singur sistem.
La furnizorii sociali ecleziastici și civili, fundatorul finanțează în paralel mai multe instituții cu coduri fiscale proprii. Cea mai mare parte a veniturilor provine din surse de stat, prin urmare sunt necesare controlul continuu al utilizării și o decontare demonstrabilă.
Platforma acoperă întreaga verticală a piramidei asistenței sociale – de la îngrijirea persoanelor vârstnice, prin rețeaua de asistenți maternali, până la asistența medicală specializată ambulatorie.
Îngrijire rezidențială și de zi, gestionarea sprijinului normativ calculat în funcție de numărul de beneficiari.
Urmărirea automată a termenului de 30 de zile și a altor termene legale, semnalarea riscului de finanțare.
Sprijin pentru pedagogii din învățământul public, decontarea normativului pe baza numărului de persoane, integrare EDR.
Gestionarea dinamică a sprijinului pentru copiii aflați în plasament în funcție de nevoile educaționale normale și speciale, cu sprijin pentru modificări retroactive.
Îndeplinirea obligației de raportare, urmărirea zilnică a numărului de beneficiari.
Sprijin pentru medici conform legislației sanitare, gestionarea fluxului de pacienți și a indicatorilor de performanță.
Platforma este alcătuită din două straturi de interfață care lucrează pe aceeași bază de date. Utilizatorii din instituții gestionează procesele de back-office prin DataMagic ERP; colegii care lucrează pe teren înregistrează și citesc prin Portalul Social – de pe orice smartphone, tabletă sau browser modern. Toate datele într-un singur loc, fiecare utilizator vede în timp real același lucru.
Sistem de back-office al instituției
Activitate pe teren extern
Fundatorul primește sprijinul normativ de stat și sprijinul suplimentar ecleziastic în calitate de persoană juridică internă ecleziastică. Platforma gestionează automat obligația de transfer mai departe, decontarea dintre instituții și consolidarea completă.
Fluxul de bani dintre fundator și instituțiile cu coduri fiscale proprii printr-un lanț de documente justificative – similar modelului corporativ societate-mamă–filială.
Sprijinul normativ ajuns la fundator trebuie transferat în proporție de 100% către instituțiile vizate – sistemul generează și urmărește acest lucru în mod automat.
Sprijinul suplimentar ecleziastic poate fi distribuit flexibil, în funcție de necesarul de întreținere al instituțiilor. Platforma susține acest lucru într-un mod ghidat de un set de reguli.
Datele financiare și profesionale ale întregii organizații într-o singură imagine consolidată – cu aceasta fundatorul poate raporta către Trezoreria Statului Maghiar.
Normativ, supliment ecleziastic, spor salarial sectorial, sprijin pentru cheltuieli de regie și taxă de contribuție – fiecare cu propriul set de reguli, dar într-un lanț de documente comun și cu o raportare managerială.
Normativ social, de învățământ public și de sănătate. Urmărirea obligațiilor de utilizare conform legislației.
Se deplasează împreună cu normativul. Utilizarea sa este mai flexibilă, dar trebuie de asemenea decontată într-un mod demonstrabil.
Gestionarea separată a sprijinului suplimentar de tip salarial, cu posibilitatea urmăririi la nivel de angajat.
Sprijin care poate fi utilizat pentru cheltuieli de funcționare, cu decontare pe fiecare poziție de regie.
Venit propriu, pe care fundatorul îl poate gestiona mai liber – sistemul îl tratează separat.
Defalcare pe fiecare instituție și tip de serviciu – bazată pe logica corporativă a centrelor de profit.
Furnizorii de servicii sociale trebuie să raporteze zilnic datele privind îngrijirea în sistemul KENYSZI (Registrul Electronic Central al Utilizatorilor de Servicii). În prezent, la majoritatea organizațiilor acest lucru se face manual, ocupând timpul angajaților.
Platforma DataMagic se sincronizează automat cu KENYSZI și cu sistemele conexe ale oficiilor guvernamentale – sarcina administrativă zilnică scade, integritatea datelor crește și obținem o imagine completă a parcursului de viață al persoanelor îngrijite.
Specialiștii sociali înregistrează activitatea zilnică de pe tabletă sau telefon mobil la locul prestării serviciului. Înregistrările ajung imediat în baza de date centrală; conducerea primește statistici lunare privind repartizarea pe tip, ramură de asistență și angajat.
Factura scanată la secretariat se înregistrează automat, apoi parcurge lanțul de aprobare – contabilitatea primește doar pozițiile aprobate.
Aprobare la nivelul conducătorului instituției, al fundatorului și al directorului financiar, cu un set de reguli configurabil – în funcție de sumă, centru de cost sau serviciu.
Contracte de asistență, contracte de muncă, documente de achiziții publice – cu urmărirea versiunilor și mementouri privind expirarea.
O dată la doi ani, controlorii Trezoreriei Statului Maghiar pot verifica fiecare poziție normativă și suplimentară ecleziastică. Documentele sistemului pot fi obținute retroactiv pentru orice moment.
În cazul obligațiilor de restituire care apar la sfârșitul anului, pozițiile pot fi reînregistrate contabil într-un mod programat de la un tip de sprijin la altul – cu păstrarea lanțului de documente justificative.
Conducătorii pot vedea în orice moment cum stau din punctul de vedere al finanțării și al eficienței – pe fiecare instituție, pe fiecare tip de serviciu, împreună cu statutul de utilizare a normativului din perioada respectivă.
Sistemul indică exact când este acoperit sprijinul normativ – de atunci, contabilii lucrează pe seama suplimentului ecleziastic.
Un anumit beneficiar poate utiliza și mai multe servicii – sistemul le afișează pe toate într-o imagine unitară de tip fișă.
Pozițiile de finanțare legate de performanță (de ex. obligația de vizitare în asistența persoanelor cu adicții) pot fi urmărite automat.
Dacă subperformanța sau o utilizare eronată pune în pericol sprijinul, sistemul avertizează la timp – chiar înainte de obligația de restituire.
Compararea performanței instituțiilor în funcție de costuri și venituri – suport decizional pentru fundator.
Documentele decontării obligatorii o dată la doi ani sunt pregătite în mod continuu – nu trebuie întocmite în ultima clipă.
Harta evenimentelor economice corelează direct activitățile lunare ale fiecărui beneficiar (jurnal de activitate, decont de transport, jurnal de evenimente) cu canalele de decontare: normativ de stat, normativ NEAK, factură emisă sau statutul „încă nedecontat”. Lanțul vizual EE arată imediat care poziții pot merge spre sprijin și care necesită contare.
Mediul juridic al asistenței sociale se schimbă frecvent. Automatizările platformei ajută la menținerea ritmului – modificări retroactive, avertizări privind termenele și audit log peste tot.
De ex. nevoia educațională a unui copil aflat în plasament se modifică retroactiv – sistemul susține reînregistrarea retroactivă pe 2–3 luni, cu decontarea automată a diferenței de sprijin.
De exemplu, regula de 30 de zile pentru persoanele cu adicții: sistemul indică automat care beneficiari trebuie rechemați pentru a menține finanțarea.
În cazul unei noi reglementări sau al unei modificări a normativului, sistemul poate fi readaptat prin actualizarea parametrilor – fără dezvoltare.
Fiecare modificare, aprobare și atașare de document poate fi urmărită – un sistem pregătit pentru auditul achizițiilor publice și pentru auditul autorităților.
În sectorul social, datele prelucrate despre beneficiari se încadrează într-o categorie specială – vizează în același timp informații medicale, privind statutul juridic și financiare. Platforma îndeplinește cerințele atât ale EU 2016/679 (GDPR), cât și ale EU 2022/2555 (NIS2), integrate în fundamentele sistemului.
Prelucrarea datelor cu caracter personal și a celor speciale
Securitate cibernetică și continuitatea activității
Operator bisericesc, furnizor civil de servicii sociale, organizație cu mai multe instituții – trimiteți un mesaj, iar un coleg cu experiență în domeniul social vă va contacta.
Contact