Per enti gestori ecclesiastici ed erogatori con più istituti: liquidazione tra ente gestore e istituto, gestione della sovvenzione normativa e del contributo integrativo ecclesiastico, integrazione KENYSZI, gestione di documenti e processi predisposta per i controlli delle autorità – in un unico sistema.
Presso gli erogatori sociali ecclesiastici e civili, l'ente gestore finanzia in parallelo più istituti dotati di codice fiscale proprio. La maggior parte delle entrate proviene da fonti statali, per cui sono necessari un controllo continuo dell'utilizzo e una rendicontazione dimostrabile.
La piattaforma copre l'intera verticale della piramide dell'assistenza sociale – dall'assistenza agli anziani, passando per la rete di famiglie affidatarie, fino all'assistenza specialistica ambulatoriale.
Assistenza residenziale e diurna, gestione della sovvenzione normativa calcolata in base al numero di assistiti.
Monitoraggio automatico del termine di 30 giorni e degli altri termini di legge, segnalazione dei rischi di finanziamento.
Sostegno ai docenti dell'istruzione pubblica, liquidazione della sovvenzione normativa basata sul numero di iscritti, integrazione EDR.
Gestione dinamica delle sovvenzioni in base alle esigenze educative normali e speciali dei minori in affido, con supporto per le modifiche retroattive.
Adempimento dell'obbligo di notifica, monitoraggio giornaliero del numero di assistiti.
Supporto ai medici conforme alla normativa sanitaria, gestione del flusso di pazienti e degli indicatori di prestazione.
La piattaforma è composta da due livelli di interfaccia che lavorano sullo stesso database. Gli utenti degli istituti gestiscono i processi di back-office tramite DataMagic ERP; i colleghi che lavorano sul campo registrano e consultano tramite il Portale Sociale – da qualsiasi smartphone, tablet o browser moderno. Tutti i dati in un unico luogo, ogni utente vede la stessa cosa in tempo reale.
Sistema di back-office dell'istituto
Lavoro sul campo
L'ente gestore riceve la sovvenzione normativa statale e il contributo integrativo ecclesiastico in qualità di persona giuridica interna alla chiesa. La piattaforma gestisce automaticamente l'obbligo di trasferimento, la liquidazione tra gli istituti e il consolidamento completo.
Flussi di denaro tra l'ente gestore e gli istituti con codice fiscale proprio lungo una catena documentale – in modo analogo al modello aziendale società madre–controllata.
La sovvenzione normativa ricevuta dall'ente gestore deve essere trasferita al 100% agli istituti interessati – il sistema genera e monitora tutto ciò automaticamente.
Il contributo integrativo ecclesiastico può essere distribuito in modo flessibile, secondo le esigenze di mantenimento degli istituti. La piattaforma lo supporta tramite un sistema di regole.
I dati finanziari e professionali dell'intera organizzazione in un'unica vista consolidata – con la quale l'ente gestore può rendicontare al Tesoro dello Stato ungherese.
Sovvenzione normativa, contributo integrativo ecclesiastico, integrazione salariale di settore, contributo per le utenze e retta assistenziale – ciascuno con un proprio insieme di regole, ma in una catena documentale e in una reportistica direzionale comuni.
Sovvenzioni normative sociali, dell'istruzione pubblica e sanitarie. Monitoraggio degli obblighi di utilizzo secondo la legge.
Si muove insieme alla sovvenzione normativa. Il suo utilizzo è più flessibile, ma deve essere anch'esso rendicontato in modo dimostrabile.
Gestione separata dei contributi integrativi di natura salariale, tracciabile a livello di singolo dipendente.
Contributo destinato ai costi di esercizio, con liquidazione per singola voce di utenza.
Entrate proprie che l'ente gestore può amministrare con maggiore libertà – il sistema le gestisce separatamente.
Suddivisione per istituto e per tipo di servizio – basata sulla logica aziendale dei centri di profitto.
I fornitori di servizi sociali devono trasmettere quotidianamente i dati di assistenza al sistema KENYSZI (Registro Elettronico Centrale degli Utenti dei Servizi). Attualmente, nella maggior parte delle organizzazioni ciò avviene manualmente, assorbendo il tempo del personale.
La piattaforma DataMagic si sincronizza in modo automatizzato con il KENYSZI e con i sistemi collegati degli uffici governativi – il carico amministrativo quotidiano diminuisce, l'integrità dei dati aumenta e otteniamo un quadro completo dei percorsi di vita degli assistiti.
Gli operatori sociali registrano l'attività quotidiana da tablet o da smartphone sul luogo del servizio. Le registrazioni arrivano immediatamente nel database centrale; la direzione riceve statistiche mensili sulla distribuzione per tipo, ramo di assistenza e dipendente.
La fattura scansionata in segreteria viene protocollata automaticamente e percorre poi la catena di approvazione – la contabilità riceve solo le voci approvate.
Approvazione a livello di direzione dell'istituto, di ente gestore e di direzione finanziaria, con un sistema di regole parametrizzabile – per importo, centro di costo o servizio.
Contratti di assistenza, contratti dei dipendenti, documenti di appalto pubblico – con controllo delle versioni e promemoria di scadenza.
Ogni due anni gli ispettori del Tesoro dello Stato ungherese possono verificare tutte le voci della sovvenzione normativa e del contributo integrativo ecclesiastico. I documenti del sistema possono essere richiamati retroattivamente per qualsiasi data.
Se a fine anno emergono obblighi di rimborso, le voci possono essere riclassificate in modo programmato da un tipo di sovvenzione a un altro – mantenendo la catena documentale.
I dirigenti possono vedere in qualsiasi momento la propria situazione in termini di finanziamento e di risultati – per istituto, per tipo di servizio, insieme allo stato di utilizzo della sovvenzione normativa del periodo considerato.
Il sistema indica con precisione quando la sovvenzione normativa risulta coperta – da quel momento i contabili lavorano a carico del contributo integrativo ecclesiastico.
Uno stesso assistito può usufruire di più servizi – il sistema li mostra tutti in un'unica vista, simile a una scheda.
Le voci di finanziamento legate alle prestazioni (ad es. l'obbligo di visite nell'assistenza ai pazienti con dipendenze) possono essere monitorate automaticamente.
Se prestazioni insufficienti o un utilizzo errato mettono a rischio la sovvenzione, il sistema avvisa per tempo – prima che sorga l'obbligo di rimborso.
Confronto delle prestazioni degli istituti per costi e ricavi – supporto decisionale per l'ente gestore.
I documenti della rendicontazione obbligatoria biennale sono sempre pronti – non occorre prepararli all'ultimo momento.
La mappa degli eventi economici associa direttamente le attività mensili di ogni assistito (registro delle attività, liquidazione dei trasporti, registro degli eventi) ai canali di liquidazione: sovvenzione normativa statale, normativa NEAK, fattura emessa o stato „non ancora liquidato". La catena visiva degli EE mostra immediatamente quali voci possono essere imputate alla sovvenzione e quali richiedono una contabilizzazione.
Il quadro giuridico dell'assistenza sociale cambia di frequente. Gli automatismi della piattaforma aiutano a tenere il passo – modifiche retroattive, avvisi di scadenza e log di audit ovunque.
Ad es. l'esigenza educativa di un minore in affido viene modificata retroattivamente – il sistema supporta la riclassificazione retroattiva di 2–3 mesi, con liquidazione automatica della differenza di sovvenzione.
Ad esempio la regola dei 30 giorni per i pazienti con dipendenze: il sistema indica automaticamente quali assistiti devono essere richiamati per conservare il finanziamento.
In caso di una nuova legge o di una modifica della sovvenzione normativa, il sistema può essere adeguato aggiornando i parametri – senza attività di sviluppo.
Ogni modifica, approvazione e documento allegato è tracciabile – un sistema predisposto per gli audit di appalto pubblico e delle autorità.
Nel settore sociale, i dati trattati sulle persone assistite rientrano in una categoria particolare: riguardano al contempo informazioni sanitarie, sullo status giuridico e finanziarie. La piattaforma soddisfa i requisiti sia del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) sia della Direttiva UE 2022/2555 (NIS2), integrati nelle fondamenta del sistema.
Trattamento di dati personali e di categorie particolari
Cybersicurezza e continuità operativa
Ente gestore ecclesiastico, fornitore sociale del terzo settore, organizzazione con più istituzioni: ci invii un messaggio e un nostro collaboratore con esperienza nel settore sociale La contatterà.
Contatti